Progettare un ufficio intelligente con la formula del contract

Investire nella progettazione degli spazi di lavoro influisce sia sul benessere delle persone che sul clima aziendale, dunque sui risultati. Oggi abbiamo la possibilità di scegliere tra le tecnologie e le soluzioni più evolute e utilizzate a livello internazionale per accogliere i nuovi modelli organizzativi nonché la massiccia digitalizzazione, dotando gli uffici di arredi per ufficio intelligenti.

Si tratta di un passo necessario: rispetto al recente passato, ora i modelli organizzativi sono più fluidi e collaborativi, con gruppi di lavoro agili e autonomi, grazie anche alle tecnologie digitali che abilitano e facilitano i nuovi modelli di co-working.

Dunque, come progettare un ufficio IoT (internet delle cose) confortevole, accogliente, funzionale agli obiettivi, al benessere e alla produttività?  Ogni progetto di arredo intelligente perché sia realizzabile, deve risultare semplice, funzionale, flessibile, ma soprattutto disegnato per le persone.

Uno spazio di lavoro smart e funzionale alle diverse attività

La tecnologia è importante. «Ma introdurre strumenti evoluti di Unified Communication & Collaboration in spazi di lavoro vecchi e angusti – spiega Alessandro Adamo, esperto di progettazione di Workplace, che ha recentemente firmato i nuovi uffici della Microsoft House, di EY e di Prysmian Group a Milano – può non avere l’efficacia che avrebbe in spazi che evolvono insieme alle tecnologie e con il cambiamento di mentalità richiesto alle persone.”

La formula del Contract si presta proprio all’esigenza del cliente di aver un unico consulente con cui affrontare l’allestimento intelligente di spazi lavorativi funzionali alle diverse attività della giornata.

Fatta questa premessa, ecco i 5 passi fondamentali, frutto degli studi dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, per realizzare un progetto di arredoå intelligente scegliendo la modalità del contract, e quindi di un progetto su misura.

Creare spazi differenziati

Servono spazi diversi per dimensione, arredi e tecnologia in base alle diverse esigenze professionali. È indispensabile progettare ambienti con disposizioni differenti a seconda che si lavori in gruppo o individualmente, considerando anche il tipo di team work. Tra le principali applicazioni Iot in ufficio, ricordiamo:

• Aree di progetteazione con desk comune dotato di monitor visibile a tutti, con attrezzature tecnologiche per favorire la collaborazione e la condivisione

• Aree riservate per telefonare e fare riunioni, facilitate da arredi pensati per la protezione acustica, quindi anche all’interno di spazi più ampi multifunzionali

• Aree social, aree relax e aree verdi dove favorire l’incontro e la collaborazione tra le persone in forma destrutturata.

Il concetto stesso di openspace risulta essere superato da tempo, oggi si parla di mix di aree differenti (social, private, pubbliche, formali), modulabili all’interno di uno stesso ambiente.

Alzare il livello di comfort dell’ambiente

Questo vale sia da un punto di vista estetico che ergonomico e funzionale, perché le persone lavorino meglio. Non sempre si può rifare tutto da capo, ma senz’altro si può svecchiare l’ufficio, rinfrescando per prima cosa i colori scelti. La sensoristica oggi disponibile permette di regolare in modo puntuale luci, ricambio d’aria e temperatura. E le neuroscienze offrono prove scientifiche sull’effetto dei colori, delle forme, dei suoni e dell’aria sul livello di concentrazione e benessere durante lo svolgimento di un compito, anche sotto stress.

Dotarsi di strumenti per collaborare a distanza

Gli strumenti Iot devono essere funzionali sia all’interno che fuori dall’ufficio (Smart Working). Indispensabile dotarsi di una piattaforma Cloud integrata agli arredi per la condivisione e archiviazione documentale; l’instant messaging con costruzione di documenti condivisi in tempo reale, la web conference, la voice mail, con interfaccia visiva e condivisione di desktop.

Liberare le persone dalla necessità-obbligo della postazione fissa

È giunto il momento di collegare notebook e smartphone alla rete e al server aziendale per rendere accessibili i documenti ovunque, grazie ad app aziendali sviluppate per i device mobili.

Dotarsi di sistemi per la riduzione del disturbo acustico

Senza un progetto acustico, la privacy può essere involontariamente violata anche attraverso una porta chiusa e pareti sottili. Oggi la progettazione ha fatto passi da gigante e consente di insonorizzare stanze senza pareti, sfruttando gli arredi per creare delle barriere acustiche. Ovviamente non è pensabile che per dimensioni, esigenze e budget tutte le aziende si muovano nello stesso modo e alla stessa velocità nel ripensamento integrato degli spazi: «Ciò che conta è avere un progetto coerente con la strategia aziendale, che non trascuri la relazione intercorrente tra organizzazione, business e ambiente di lavoro, digitalizzazione, benessere e produttività. Fare uno studio di fattibilità che analizzi le esigenze e i costi – benefici di interventi sugli spazi di lavoro per accelerare il business, definendo una strategia complessiva e poi procedere per gradi, per passi successivi coerenti, è oggi fondamentale», precisa l’esperto Alessandro Adamo.